" C'était la première fois que l'on organisait un événement entièrement virtuel, soulignait le président de Tourisme d'Affaires Québec, Steeve Gagné, et, tout comme nos membres et partenaires, nous avons dû nous adapter cette année et revoir nos façons de faire, mais sincèrement, nous espérons que cette première sera aussi la dernière. Rien ne remplacera jamais les événements en personne ; les gens ont besoin de se rencontrer. "

" On n'y pense pas d'emblée, mais, organiser un événement en direct d'un studio de captation, et monter une salle d'exposition virtuelle comme celle qu'on proposait, c'est environ 5 à 7 fois plus d'investissement de temps et d'énergie qu'un événement en présentiel. La plateforme de diffusion est extrêmement dispendieuse de même que la technologie nécessaire pour ce faire. De plus, nous avons opté pour une plateforme 3D et une technologie de pointe. Tant qu'à le faire, il fallait bien le faire ", mentionnait le directeur général de Tourisme d'Affaires Québec, Gilber Paquette.

Alors que toutes les conférences étaient diffusées en direct et qu'un forum de discussion permettait de poser des questions en direct, les participants avaient également accès à une salle d'exposition pour discuter et " visiter virtuellement " les kiosques de 87 destinations d'affaires et sites d'événements.

Il leur était également possible de commander un repas directement de la plateforme grâce à un partenariat exclusif avec La Cage et de profiter de la livraison à domicile. Tout était donc en place pour que l'événement soit le plus " proche de la réalité " possible.  

" La pandémie nous a fait prendre conscience que le virtuel est pratique pour les gens qui n'ont pas nécessairement le temps ou qui ne veulent assister qu'à une seule conférence spécifique, ou pour qui se déplacer est plus complexe, expliquait Steeve Gagné.  

Cependant, ce qu'on gagne en taux de participation avec le virtuel, on le perd en occasions d'affaires. Rien ne remplacera jamais le fait de croiser par hasard un partenaire, un client, ou encore de se retrouver à la même table qu'un homologue qu'on avait perdu de vue. On a perdu les avantages du réseautage et les opportunités qui en découlent, précise-t-il. "  

L'année prochaine, les Journées Nationales du Tourisme d'Affaires se tiendront vraisemblablement sous une forme hybride, alors que certaines conférences seront diffusées en direct, mais le réseautage se fera sans aucun doute en personne.  

Le virtuel: la réponse à tout ? 

Dans sa conférence du 25 mars " Le virtuel n'est pas la réponse à tout ", la conférencière, Julie Bourbonnière, expliquait que les entreprises ont tout à gagner à mettre en place des outils de communication connexes tels que: le marketing par courriel, les webinaires, infolettres, blogues, vidéos et tutoriels.


Julie Bourbonnière, Vice-présidente, services-conseils, C4 Communications

" Fournir de l'information par petites doses et demeurer visible, c'est tout aussi important sinon plus qu'organiser un événement dont personne n'a réellement besoin. " 

Mélissa Chouinard qui animait la dernière conférence des Journées Nationales du Tourisme d'Affaires, intitulée " Démystifions les événements hybrides ", a brillamment conclu en rappelant qu'avant de choisir un mode de diffusion et un modèle pour son événement, il est essentiel d'en déterminer les objectifs: quel est le budget ? le public cible ? les objectifs qualitatifs et quantitatifs ?


Mélissa Chouinard, fondatrice et présidente d'Agence INOVA

Alors que l'événement hybride semble être ce à quoi l'on aspire tous et bien qu'il comporte sans contredit de nombreux avantages, il ne représentera sans doute pas la norme lors de la reprise. Il existe de nombreuses façons de faire, et on a bien heureusement appris à faire preuve de créativité.

La reprise est sans contredit à nos portes ; nous sommes là et nous sommes prêts, et ce, peu importe la forme qu'elle prendra. La pandémie nous aura au moins appris que nous sommes toujours prêts à tout.

À très bientôt, et cette fois, en présentiel ! 

" Nous aimerions convier nos membres et les organisateurs d'événements d'affaires aux prochaines Journées du Tourisme d'Affaires de Montréal et de Québec qui se tiendront quelque part cet automne, lorsque la situation sanitaire sera plus propice à de grands rassemblements, confie Gilber Paquette. Ainsi, nos événements se dérouleront en présentiel, car rien ne remplacera jamais la richesse des contacts humains. Pour l'occasion, nous proposerons aussi des améliorations à la formule habituelle dans le cadre de ces deux journées, dont les retombées dépassent les 18 M$ pour nos membres, un apport non négligeable, surtout après une année comme celle que nous venons de passer. "

Merci à nos prestigieux partenaires  

Leur soutien a grandement contribué au succès de ces deux journées d'événement. 

À propos des Journées Nationales du Tourisme d'Affaires 

Les Journées Nationales du Tourisme d'Affaires sont produites et organisées par Tourisme d'Affaires Québec. Cet événement annuel s'adresse aux organisateurs d'événements et a pour objectif de les aider à trouver les sites qui accueilleront leurs prochains événements d'affaires, et ce partout au Québec. 

Le tourisme d'affaires est un secteur vital de l'économie québécoise 

Cette industrie génère annuellement 664 M$ en dépenses directes[1] par l'organisation de près de 3450 événements d'affaires à travers la province. Le secteur, qui emploie normalement près de 27 000 personnes, contribue ainsi à la vitalité économique et sociale des régions. En 2020, la pandémie a causé l'annulation de près de 85 % des événements d'affaires, engendrant des pertes de 535 M$.  

À propos de Tourisme d'Affaires Québec 

Fondée en 1981, Tourisme d'Affaires Québec est l'association touristique qui oeuvre à la promotion, la valorisation et la croissance du secteur du tourisme d'affaires au Québec. L'association s'affaire à fédérer, représenter et mettre en valeur ses membres en adoptant un leadership sectoriel qui profite à l'ensemble des parties prenantes du tourisme d'affaires. Formé de 148 entreprises, l'effectif actuel de l'association se compose d'hôtels, de centres de congrès et de foires, de destinations touristiques, de municipalités et d'associations touristiques régionales [ATR]. Tourisme d'Affaires Québec regroupe 92 % des infrastructures du secteur des congrès et réunions au Québec. https://tourismedaffaires.com/

Renseignements

Gilber Paquette
Directeur général
Tourisme d'Affaires Québec
1 888 969-1307
info@congres.com
tourismedaffaires.com

 

[1] Nuitée, location de salles et repas